Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5-08-2020 r. – 0115-KDIT2.4011.484.2020.1.HD

Jakie są reguły przekazywania pracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej?

UZASADNIENIE

W dniu 4 czerwca 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca, jest jednostką organizacyjną Spółki X zajmującej się (…). Wnioskodawca pełni funkcję centrum usług współdzielonych z zakresu teleinformatyki dla Grupy Kapitałowej (…).

Wnioskodawca nie posiada osobowości prawnej, ponadto podlega ujawnieniu w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Wnioskodawca jest pracodawcą dla zatrudnionych w ramach umowy o pracę pracowników (blisko 300 osób) w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, w związku z czym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych Wnioskodawca posługuje się numerem NIP: xyz.

Pracownicy Wnioskodawcy mają dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej, tzw. XYZnetu, który realizowany jest przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła. Za pomocą platformy mogą sprawdzać informacje m.in. o swoim zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach, a w przyszłości również wyświetlać fiszki wynagrodzeń. Dostęp do platformy zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu. Dostęp aktywny jest do 10-go dnia miesiąca następnego po miesiącu ustania zatrudnienia.

Mając na uwadze znaczną liczbę zatrudnionych pracowników oraz w ramach realizacji kolejnych projektów usprawniających pracę, a także ze względu na dbałość o środowisko (oszczędność papieru), Wnioskodawca planuje udostępnić pracownikom imienne informacje, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. informacje PIT-11), w formie elektronicznej w XYZnecie. Informacje PIT-11 zostaną udostępnione na platformie pracownikom, którzy w momencie wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy. Wnioskodawca przeprowadzi kampanię informującą pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 oraz wyda odpowiedni akt wewnętrzny regulujący nowy sposób dostarczania informacji PIT-11. Informacje PIT-11 dla pracowników zwolnionych zostaną przesłane pocztą.

Po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów. Następnie informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku oraz umieszczone w XYZnecie.

Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową – jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11.

Wnioskodawca będzie mógł również wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2. Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem XYZnetu?
3. Jeżeli uzyskanie zgody pracownika, o której mowa w punkcie 2, jest konieczne, to czy może ona zostać wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w XYZnecie poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej?”
4. Czy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na platformie internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom?

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 1 – przekazanie przez płatnika podatnikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za pomocą platformy internetowej w formie pliku PDF zawierającego informację PIT-11 podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym – realizuje obowiązek przekazania podatnikowi informacji PIT-11. W przepisach podatkowych brak jest bowiem regulacji, które nakazywałyby płatnikom przekazywać podatnikom deklaracje/informacje podatkowe w określonej formie (w tym wypadku w papierowej).

Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na mocy art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na podstawie z art. 39 ust. 1 ww. ustawy płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Z powyższego wynika, że w ustawie określono jedynie formę sporządzenia informacji PIT-11, która powinna przybrać postać ustalonego wzoru. Wnioskodawca sporządza informacje PIT-11 zgodnie z obowiązującym wzorem informacji, określonym w Rozporządzeniu Ministra Finansów.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje natomiast sposobu przekazywania informacji podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej nie zawierają takich regulacji, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do organów podatkowych deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a i art. 3b Ordynacji podatkowej).

Należy zatem uznać, że przesłanie informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko poprzez doręczenie w formie papierowej w miejscu pracy lub przesłanie przez operatora pocztowego, lecz również w formie pliku PDF umieszczonego w XYZnecie i opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki sposób przekazania stanowi – w ocenie Wnioskodawcy – realizację obowiązku nałożonego na płatnika w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in. z dnia 1 lutego 2016 r. nr ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR, z dnia 21 listopada 2018 r. nr 0112-KDIL3-1.4011.416.2018.1.AGR, z dnia 2 grudnia 2019 r. nr 0112- KDIL3-2.4011.449.2019.1.MKA.

Wnioskodawca ma świadomość, że powyższe interpretacje zostały wydane w indywidualnych sprawach i dla nich są wiążące, ale niewątpliwie wskazują na zgodność w opiniach dotyczących możliwości przekazywania podatnikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 2 – Wnioskodawcy zależy na maksymalnej efektywności procesu przekazywania informacji PIT-11. Z uwagi na skalę zatrudnionych pracowników, Wnioskodawca chce – o ile nie stoi to w sprzeczności z prawem – aby wszyscy zatrudnieni pracownicy otrzymywali PIT-11 w formie elektronicznej zamiast papierowej. Uzależnienie możliwości przekazywania pracownikom elektronicznej informacji PIT-11 od wyrażenia przez nich na to zgody spowoduje, że przy występującej u Wnioskodawcy skali zatrudnienia część pracowników zgody takiej nie wyrazi.

Zdaniem Wnioskodawcy brak jest przepisów, które wymagałyby uzyskania przez płatnika zgody od pracowników na przekazywanie im informacji PIT-11 w formie elektronicznej na zabezpieczonej platformie internetowej.

Artykuł 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na płatnika obowiązek przekazania informacji PIT-11 sporządzonej według ustalonego wzoru. Przepis nie określa sposobu przekazania informacji ani nie zobowiązuje płatnika do uzyskania zgody od podatnika na przekazanie imiennej informacji w wybranej przez pracodawcę formie.

Jak już wyżej napisano Wnioskodawca planuje przekazywać informacje PIT-11 w formie elektronicznej w celu usprawnienia swojej pracy, a także dbając o środowisko. Jednocześnie taka forma dostępu do informacji rocznej jest ułatwieniem dla pracowników, którzy w wygodnym dla siebie momencie będą mogli pobrać imienną informację. W przypadku zagubienia informacji lub konieczności przedstawienia jej w instytucji zewnętrznej, nie będą musieli występować do pracodawcy z wnioskiem o powtórne wydanie informacji.

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 3 – w przypadku gdyby organ wydający interpretację uznał, że uzyskanie zgody pracownika na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest konieczne, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że taka zgoda może zostać wyrażona w formie elektronicznej poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej?” zamieszczone na platformie internetowej.

Uzyskana w ten sposób odpowiedź jest formą oświadczenia woli pracownika wyrażoną w postaci elektronicznej.

Definicję oświadczenia woli można znaleźć w Kodeksie cywilnym. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Uzyskana zatem od pracownika w formie elektronicznej zgoda na przekazanie rocznej informacji PIT-11 w postaci pliku PDF umieszczonego w XYZnecie, jest w opinii Wnioskodawcy wystarczająca do wypełnienia przez płatnika obowiązku uzyskania zgody podatnika na doręczenie informacji PIT-11 drogą elektroniczną.

Zdaniem Wnioskodawcy – w zakresie pytania nr 4 – wystarczającym potwierdzeniem przekazania podatnikom informacji imiennych będzie wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na platformie internetowej.

Artykuł 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zobowiązuje płatnika jedynie do przesłania imiennej informacji podatnikowi. Nie zobowiązuje natomiast płatnika do przesłania informacji PIT-11 za potwierdzeniem odbioru. Wnioskodawca zauważa, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia pracownikowi informacji PIT-11. Ponieważ ustawodawca posłużył się w art. 39 ust. 1 pojęciem „przesłania” podatnikowi imiennej informacji nie precyzując, co oznacza „przesłanie”, to zdaniem Wnioskodawcy nie można traktować tego pojęcia rozszerzająco i utożsamiać go z obowiązkiem posiadania potwierdzenia doręczenia podatnikowi informacji PIT-11. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 16 marca 1995 r. sygn. akt I PRN 2/95 „skuteczne bowiem jest takie oświadczenie woli, które daje adresatowi możliwość zapoznania się z oświadczeniem, nawet jeśli w rzeczywistości tego nie zrobił”.

Możliwość przesłania podatnikowi informacji PIT-11 w formie elektronicznej bez konieczności posiadania potwierdzenia doręczenia informacji PIT-11 jest aprobowana w orzecznictwie sądów administracyjnych, w tym m.in. w wyrokach:

• WSA w Poznaniu z dnia 26 lipca 2018 r., sygn. I SA/Po 418/18 (wyrok prawomocny): „(…) Spór w niniejszej sprawie sprowadza się (…) do rozstrzygnięcia, czy skarżąca spółka, jako płatnik, może przekazać swoim pracownikom imienną informację (PIT-11) za pomocą środków komunikacji elektronicznej – wiadomości elektronicznej (w formie pliku pdf) opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, za zgodą pracownika, na wskazany przez niego adres e-mailowy, przy czym skarżąca nie będzie posiadała potwierdzenia doręczenia takiej wiadomości. (…) Na gruncie rozpatrywanej sprawy szczególnego podkreślenia wymaga, że przepisy podatkowe nie regulują natomiast zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. W odniesieniu do określonej w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych imiennej informacji PIT-11 ustawodawca wprowadził jedynie wymóg przekazania jej podatnikowi. Zdaniem Sądu, należy odróżnić przekazanie deklaracji przez płatnika organowi, które stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w przepisach Ordynacji podatkowej i aktów wykonawczych, od przekazania deklaracji, którego dokonuje płatnik podatnikowi. W ocenie Sądu, w relacjach pomiędzy podmiotami prywatnymi nie mogą mieć zastosowania art. 144a Ordynacji podatkowej regulujący doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czy też art. 12 § 6 pkt 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało m.in. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru. (…) skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posługuje się jedynie pojęciem „przesłania” bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji. (…) nie sposób zasadnie wywieść obowiązku płatnika uzyskania dowodu doręczenia deklaracji podatnikowi, skoro przepisy (…) zobowiązują płatnika jedynie do przesłania deklaracji. Ustawodawca nie powiązał bowiem faktu doręczenia podatnikowi tej deklaracji z istotnymi dla podatnika skutkami w zakresie powstania zobowiązania podatkowego. (…) Sąd w pełni podziela sformułowaną w skardze przez spółkę argumentację, w świetle której przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymagają wprost potwierdzenia odbioru przez podatnika informacji PIT-11 (…), a jedynie nakładają na płatników obowiązek przesłania takiej informacji. W związku z tym zasadnie skarżąca wywiodła, że jako płatnik, ma ona dowolność w wyborze sposobu przesłania informacji PIT-11 pracownikowi, w tym poczty e-mail. Podkreślenia jednak wymaga, że jakkolwiek żaden przepis ustawy o PDOF nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności, w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.(…)”
• WSA w Bydgoszczy z dnia 25 sierpnia 2015 r., sygn. I SA/Bd 505/15 (wyrok prawomocny): „(…) ustawodawca posługuje się jedynie pojęciem „przesłania” bez dalszego uściślenia co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres. Potocznie rzecz pojmując, z pewnością nie musi ono oznaczać nałożenie obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia. (…) przepisy prawa mogą jedynie nasuwać uwagi co do tego, że wnioskodawca powinien się liczyć z potrzebą wykazania, że informację przesłał tak jak wymaga tego art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednak nie należy tego automatycznie utożsamiać z obowiązkiem wynikającym z przepisów podatkowych”.

Wobec powyższego w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że umieszczenie informacji PIT-11 w postaci pliku PDF podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym w XYZnecie, bez potwierdzenia odbioru informacji przez podatnika oraz posiadanie wygenerowanego przez system informatyczny raportu wskazującego na termin umieszczenia informacji na platformie internetowej, stanowi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku nałożonego na płatnika w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.) osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Z wniosku w szczególności wynika, że Wnioskodawca jest pracodawcą dla zatrudnionych w ramach umowy o pracę pracowników (blisko 300 osób) w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, w związku z czym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownicy Wnioskodawcy mają dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej, tzw. XYZnetu, który realizowany jest przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła. Za pomocą platformy mogą sprawdzać informacje m.in. o swoim zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach, a w przyszłości również wyświetlać fiszki wynagrodzeń. Dostęp do platformy zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu. Dostęp aktywny jest do 10-go dnia miesiąca następnego po miesiącu ustania zatrudnienia. Mając na uwadze znaczną liczbę zatrudnionych pracowników oraz w ramach realizacji kolejnych projektów usprawniających pracę, a także ze względu na dbałość o środowisko (oszczędność papieru), Wnioskodawca planuje udostępnić pracownikom imienne informacje, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. informacje PIT-11), w formie elektronicznej w XYZnecie. Informacje PIT-11 zostaną udostępnione na platformie pracownikom, którzy w momencie wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy. Wnioskodawca przeprowadzi kampanię informującą pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 oraz wyda odpowiedni akt wewnętrzny regulujący nowy sposób dostarczania informacji PIT-11. Informacje PIT-11 dla pracowników zwolnionych zostaną przesłane pocztą. Po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów. Następnie informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku oraz umieszczone w XYZnecie. Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową – jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11. Wnioskodawca będzie mógł również wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11.

W kontekście ww. zagadnienia w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r., poz. 19, z późn. zm.) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku;
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (XYZnecie) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy – jak podaje Wnioskodawca – zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) i aktywny jest do 10-go dnia miesiąca następnego po miesiącu ustania zatrudnienia oraz ww. platforma wykorzystywana jest przez pracowników w czasie zatrudnienia z uwzględnieniem sytuacji związanej z jego ustaniem (tj. za pomocą tej platformy pracownicy mogą sprawdzać informacje m.in. o swoim zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach, a w przyszłości również wyświetlać fiszki wynagrodzeń) – można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Wobec powyższego udzielnie odpowiedzi na zawarte we wniosku pytanie nr 3 – stało się bezprzedmiotowe.

Z wniosku wynika również, że Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową oraz że Wnioskodawca będzie mógł wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11. W tym miejscu zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję